Privacy Statement
Below you find our privacy statement in both English and Dutch.
Privacy Statement
UpAssist, established at Aalbeek 27, 6715 GS Ede, is responsible for the processing of personal data as described in this privacy statement.
Contact details
https://www.upassist.com
Aalbeek 27
6715 GS Ede, The Netherlands
+31 6 81 90 96 44
Data Protection Officer of UpAssist
Henjo Hoeksma, henjo@upassist.com
Personal data we process
UpAssist processes your personal data because you make use of our services and/or because you provide this data to us yourself.
Below is an overview of the personal data we process:
- First and last name
- Address details
- Phone number
- Email address
- Other personal data you actively provide, for example by creating a profile on this website, in correspondence or by phone
- Bank account number
Special and/or sensitive personal data we process
Our website and/or service has no intention of collecting data about website visitors under the age of 16, unless they have consent from their parents or guardian. However, we cannot verify whether a visitor is older than 16. We therefore advise parents to be involved in their children's online activities, in order to prevent data being collected about children without parental consent. If you are convinced that we have collected personal data about a minor without such consent, please contact us at office@upassist.com and we will delete this information.
Purpose and legal basis for processing personal data
UpAssist processes your personal data for the following purposes:
- Handling your payments
- Being able to call or email you if necessary to carry out our services
- Informing you of changes to our services and products
- Delivering goods and services to you
- UpAssist also processes personal data when required to do so by law, such as data we need for our tax returns.
Automated decision-making
UpAssist does not make decisions based on automated processing on matters that may have (significant) consequences for individuals. These are decisions taken by computer programs or systems without human involvement (for example, by a UpAssist employee). UpAssist uses the following computer programs or systems: address books, mail applications, databases.
How long we retain personal data
UpAssist does not retain your personal data longer than strictly necessary to achieve the purposes for which your data is collected. We apply the following retention periods to the following (categories of) personal data:
| Category | Retention period | Reason |
|---|---|---|
| Personal details | Indefinite, unless a request for deletion is received. | As long as there is a possibility of being contacted regarding business relationships or offers. |
| Address details | Indefinite, unless a request for deletion is received. | As long as there is a possibility of being contacted regarding business relationships or offers. |
| Other data | Indefinite, unless a request for deletion is received. | As long as there is a possibility of being contacted regarding business relationships or offers. |
Sharing personal data with third parties
UpAssist does not sell your data to third parties and will only provide it if necessary for the execution of our agreement with you or to comply with a legal obligation. With companies that process your data on our behalf, we enter into a processor agreement to ensure the same level of security and confidentiality of your data, or this is covered under their own terms. UpAssist remains responsible for data shared with third parties and will delete it once the sharing is no longer applicable.
Cookies or similar techniques we use
UpAssist uses only technical and functional cookies, and analytical cookies that do not infringe on your privacy. A cookie is a small text file stored on your computer, tablet or smartphone when you first visit this website. The cookies we use are necessary for the technical operation of the website and your ease of use. They ensure the website works properly and remember, for example, your preferences. They also help us optimise our website. You can opt out of cookies by setting your browser not to store cookies. You can also delete any information previously saved via your browser's settings.
Viewing, amending or deleting your data
You have the right to view, correct or delete your personal data. You also have the right to withdraw any consent for data processing or to object to the processing of your personal data by UpAssist, and you have the right to data portability. This means you can submit a request to us to transfer the personal data we hold about you in a computer file to you or another organisation you name.
You can send a request for access, correction, deletion, data transfer of your personal data, or a request to withdraw consent or object to the processing of your personal data to office@upassist.com.
To ensure the request for access has been made by you, we ask you to include a copy of your ID with the request. In this copy, please black out your passport photo, MRZ (machine readable zone, the strip of numbers at the bottom of the passport), passport number and citizen service number (BSN). This is to protect your privacy. We will respond to your request as quickly as possible, but in any case within four weeks.
UpAssist also wishes to point out that you have the option to file a complaint with the national supervisory authority, the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens). You can do so via the following link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons. We would of course appreciate it if you also inform us of such a report.
How we secure personal data
UpAssist takes the protection of your data seriously and takes appropriate measures to prevent misuse, loss, unauthorised access, unwanted disclosure and unauthorised modification. If you believe that your data is not adequately secured or there are indications of misuse, please contact us at office@upassist.com.
UpAssist has taken the following measures to secure your personal data:
- Use of VPN (virtual private networking) in combination with IP restriction and public key authentication to access servers
- Security software, such as a virus scanner and firewall
- TLS (formerly SSL) — we send your data via a secure internet connection. You can recognise this by the 'https' in the address bar and the padlock icon.
- DKIM, SPF and DMARC are three internet standards we use to prevent you from receiving emails in our name that contain viruses, are spam or are intended to steal personal (login) details.
- DNSSEC is an additional layer of security (on top of DNS) for resolving a domain name to its associated IP address; it is provided with a digital signature. You can have this signature verified automatically. This way we prevent you from being redirected to a fake IP address.
Privacy verklaring
UpAssist, gevestigd aan Aalbeek 27, 6715 GS Ede, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens
https://www.upassist.com
Aalbeek 27
6715 GS Ede
+31 6 81 90 96 44
Functionaris Gegevensbescherming van UpAssist
Henjo Hoeksma, henjo@upassist.com
Persoonsgegevens die wij verwerken
UpAssist verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.
Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
- Bankrekeningnummer
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via office@upassist.com, dan verwijderen wij deze informatie.
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
UpAssist verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Het afhandelen van jouw betaling
- Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
- Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
- Om goederen en diensten bij je af te leveren
- UpAssist verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.
Geautomatiseerde besluitvorming
UpAssist neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van UpAssist) tussen zit. UpAssist gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen: adresboeken, mail programma's, databases.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
UpAssist bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
| Categorie | Bewaartermijn | Reden |
|---|---|---|
| Personalia | Onbestemd, tenzij verzocht is deze te verwijderen. | Zo lang er mogelijkerwijs contact opgenomen kan worden in verband met zakelijke contacten dan wel aanbiedingen. |
| Adres gegevens | Onbestemd, tenzij verzocht is deze te verwijderen. | Zo lang er mogelijkerwijs contact opgenomen kan worden in verband met zakelijke contacten dan wel aanbiedingen. |
| Overige gegevens | Onbestemd, tenzij verzocht is deze te verwijderen. | Zo lang er mogelijkerwijs contact opgenomen kan worden in verband met zakelijke contacten dan wel aanbiedingen. |
Delen van persoonsgegevens met derde(n)
UpAssist verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens of is deze afgedekt onder hun voorwaarden. UpAssist blijft verantwoordelijk voor data die gedeeld wordt met derden en zal deze verwijderen wanneer de deling niet langer van toepassing is.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
UpAssist gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door UpAssist en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar office@upassist.com.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op jouw verzoek.
UpAssist wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons. Wij waarderen het uiteraard wanneer je ons van een dergelijke melding op de hoogte stelt.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
UpAssist neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact met ons op via office@upassist.com.
UpAssist heeft de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:
- Gebruikmaking van VPN (virtual private networking) in combinatie met IP-restrictie en public key authenticatie om toegang te krijgen tot servers
- Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall
- TLS (voorheen SSL) Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk.
- DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat jij uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoelt zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen
- DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam naar het hieraan gekoppelde IP-adres; het wordt voorzien van een digitale handtekening. Je kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomen wij dat je omgeleid wordt naar een vals IP-adres.